L’organisation de séminaire d’entreprise est de plus en plus courante. Les entreprises y voient, à juste titre, un moyen de remercier, motiver et souder les équipes. Cependant, ce n’est pas parce que tout le monde le fait que le séminaire d’entreprise est facile à organiser. Cela demande en effet une bonne organisation et surtout de l’anticipation. Voici quelques conseils pour savoir comment organiser un séminaire d’entreprise.
Organisation du séminaire : définir les besoins et les objectifs
Tout d’abord, il est important de commencer à réfléchir au séminaire d’entreprise bien à l’avance. On n’organise pas un séminaire d’entreprise à Marrakech ou même à Bordeaux en un claquement de doigts ! L’anticipation et l’organisation sont les clés d’un séminaire réussi. Suffisamment à l’avance, il convient d’organiser les premières réunions avec les parties prenantes dans son organisation. Il faut déterminer le but du séminaire et les besoins. Selon que l’on veuille organiser un séminaire de travail ou de cohésion d’équipe, on ne prendra pas la même direction. Il convient donc de savoir ce que l’on attend du séminaire. Assez rapidement, la définition d’un budget sera aussi importante pour cadrer la prestation.
Trouver le lieu du séminaire
Trouver le lieu où se tiendra le séminaire est une étape clé dans son organisation. Il faut tenir compte de différents critères. Si vous souhaitez que des temps de travail aient lieu pendant le séminaire, vous devez trouver un lieu qui pourra mettre à votre disposition des salles de réunion par exemple. Si vous souhaitez organiser des activités en extérieur, il faudra le prendre en compte également. Il est aussi indispensable de connaître la distance maximale que les collaborateurs peuvent parcourir. Est-ce que le voyage doit être possible en bus ? En avion ? Un séminaire à Barcelone peut faire rêver mais encore faut-il qu’un maximum de monde puisse s’y rendre. Cela pose bien entendu la question de la durée également. Plus on va loin, plus il faut que le séminaire dure longtemps pour éviter la frustration d’avoir passé tout le temps dans les transports.
Les activités réalisées durant le séminaire d’entreprise
En fonction des objectifs que vous avez définis pour votre séminaire, vous sélectionnerez des activités adaptées. Si vous souhaitez que votre séminaire renforce la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance à l’entreprise, les activités en groupes sont à privilégier. Des temps de travail ou de conférence peuvent venir ponctuer les activités. Les temps libres, temps calmes sont aussi indispensables. Et il ne faut surtout pas sous estimer les repas. Si vous faites le choix de prendre en charge tous les repas, il faudra donc trouver des lieux suffisamment grands pour accueillir tout le monde en fonction du nombre de personnes, mais aussi faire l’inventaire des éventuels régimes alimentaires, allergies, intolérances… de chacun.
Vous l’aurez compris, l’organisation d’un séminaire d’entreprise nécessite de prendre en compte beaucoup de facteurs et nécessite donc du temps. En vous y prenant à l’avance et en faisant des checklists, vous maximisez vos chances de réussite. N’hésitez pas non plus, après le séminaire, à envoyer un formulaire pour recueillir l’avis des collaborateurs. Ces retours seront précieux pour les futurs événements.